Внедрить электронную трудовую книжку и создать для работодателей правовые условия для ведения
электронного кадрового документооборота (в том числе для заключения, изменения, расторжения и хранения электронных трудовых договоров) — эти задачи поставлены федеральным проектом «Нормативное регулирование цифровой среды», входящим в состав нацпрограммы «Цифровая экономика Российской Федерации». В качестве одного из сроков реализации задач заявлено «до 31.12.2020».
Эта же дата, указывающая на окончание подготовительного периода, фигурирует в некоторых разработанных законопроектах. Четыре из них в июне — июле текущего года внесены в Государственную думу, но пока не прошли ни одного чтения. Еще один опубликован на федеральном портале regulation.gov.ru (ID проекта — 02/04/02-19/00088427). Расскажем об основных готовящихся новшествах.
Электронные трудовые книжки
Переходу от бумажных трудовых книжек в цифровой формат посвящены три законопроекта. В первом (внесен в Госдуму под номером 748684-7) описывается сам механизм внедрения и использования электронной книжки, которая станет называться сведениями о трудовой деятельности.
Согласно новой ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта № 748684-7) это будет основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, которую работодатель должен подавать в информационную систему ПФ РФ. Сюда относятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, увольнении, а также основания для расторжения трудового договора. То есть характер сведений, вносимых сейчас в бумажную трудовую книжку, не поменяется в дальнейшем. В электронном виде не потребуется хранить и передавать лишь записи об образовании сотрудника и полученных им поощрениях.
Форму представления работодателем в информационную систему сведений о трудовой деятельности утвердит ПФ РФ по согласованию с Минтрудом.
Перейти на электронные трудовые книжки предполагается 01.01.2021. Потом бумажные книжки останутся только у работников, которые до названной даты подадут работодателю соответствующее письменное заявление. Тем, кто этого не сделает, бумажные книжки будут выданы на руки, а работодатель освободится от ответственности за их хранение. Для работников, впервые трудоустроившихся после 01.01.2021, бумажная трудовая книжка и вовсе не будет заводиться — все планируется оформлять в электронном виде.
Как же сотрудник сможет получить сведения о своей трудовой деятельности? Для этого ст. 66.1 ТК РФ (в редакции проекта № 748684-7) предусматривает несколько способов.
Один из них — обратиться к работодателю по последнему месту работы и получить информацию за период работы у него. Для этого сотрудник должен будет подать заявление в бумажном или электронном виде и указать, в какой форме работодателю нужно направить сведения — на бумажном носителе, заверив последние надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя). Форму сведений, предоставляемых работнику из информационно системы ПФ РФ, утвердит Минтруд по согласованию с ПФ РФ.
В связи с этим для организаций планируется установить новую обязанность — предоставлять работнику сведения о его трудовой деятельности. В период его работы это нужно будет сделать не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления, а при увольнении — в день расторжения трудового договора.
Возможны и другие варианты получения сведений:
- в МФЦ информацию планируется выдавать на бумажном носителе, заверяя ее надлежащим образом;
- в ПФ РФ заверенные сведения предоставят на бумажном носителе либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;
- через портал госуслуг сведения можно будет получить в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
Предполагается, что поправки, предложенные законопроектом, вступят в силу 01.01.2020 и у работодателей будет год, чтобы подготовиться к изменениям. За это время понадобится сделать следующее:
- принять или скорректировать локальные нормативные акты (при необходимости) с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (при его наличии);
- внести изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;
- обеспечить техническую готовность к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФ РФ;
- письменно уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки, а также о праве работника выбирать между бумажной и электронной книжкой и последствиях выбора (данное право реализуется путем подачи работодателю заявления о том, что ему следует вести бумажную трудовую книжку).
Обязательной может стать передача в информационную систему ПФ РФ сведений о трудовой деятельности. При организации же внутреннего кадрового документооборота работодатель сам выберет между «цифрой» и бумагой.
Впрочем, несмотря на то, что организациям планируют дать год на перестройку своих внутренних процессов, времени на выстраивание в новом формате взаимодействия с ПФ РФ не будет. Обязанность подавать в его информационную систему сведения о трудовой деятельности работников возникнет у работодателей уже 01.01.2020— об этом говорится во втором законопроекте, внесенном в Госдуму под номером 748744-7. Индивидуальный лицевой счет гражданина, который ведется в системе обязательного пенсионного страхования, дополнится разделом «Сведения о трудовой деятельности», содержащим информацию о месте работы, выполняемой работе и ее периодах (в том числе реквизиты документов работодателя, являющихся основаниями для оформления трудовых отношений).
Подавать сведения надо будет ежемесячно— не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. А с 01.01.2021 добавится еще одно требование. При приеме на работу или увольнении сотрудника сведения о нем придется подавать не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа-основания (дополнительный п. 2.4 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» в редакции проекта № 748744-7).
Если численность работников за предшествующий отчетный месяц составит или превысит 25 человек, работодатель должен будет представить сведения в форме электронного документа и заверить их усиленной квалифицированной электронной подписью. Организации, где работает менее 25 человек, смогут подавать сведения либо на бумажном носителе, либо в электронном виде.
Предполагается, что ПФ РФ проконтролирует данный процесс: ведомство собираются наделить полномочиями по передаче информации о нарушениях в Роструд, а тот, в свою очередь, сможет привлекать нарушителей к административной ответственности. Как сказано в третьем законопроекте (№ 748758-7), ст. 5.27 КоАП РФ планируется дополнить ч. 1.1. Согласно ей должностных лиц работодателя станут привлекать к ответственности в виде предупреждения за неоднократное нарушение сроков представления сведений о трудовой деятельности либо представление неполных и (или) недостоверных сведений. При этом под неоднократным проступком понимается совершение работодателем названных действий два и более раза в течение года.
Если до конца 2019 года пакет законопроектов будет принят, к ответственности начнут привлекать с 01.01.2020.
Электронные трудовые договоры
Законодатели также хотят разрешить заключать трудовые договоры в электронной форме — проект, внесенный в Госдуму под номером 736455-7, предлагает соответствующие изменения ст. 67 ТК РФ. Согласно им трудовой договор будет считаться заключенным в том числе при обмене сторонами, использующими электронные либо другие технические средства, документами или иной информацией, которые содержат согласованные сторонами условия трудового договора, отвечающие требованиям ТК РФ.
Планируется, что поправки вступят в силу уже 01.10.2019 — одновременно с нормами Федерального закона от 18.03.2019 № 34-ФЗ, внесшего в ГК РФ положения о цифровых правах и сделках, совершаемых с помощью электронных средств. Законодатели объясняют это тем, что развитие электронных форм передачи информации в рамках цифровизации экономики затрагивает не только гражданско-правовые отношения, но и трудовые.
В связи с этим ТК РФ предлагается дополнить новыми ст. 15.1 — 15.3 (в редакции проекта № 736455-7), устанавливающими правила о юридически значимых сообщениях. В частности, заявления, уведомления, обращения, разрешения, требования и иные юридически значимые сообщения сторон трудового договора можно будет передавать как в личном присутствии сторон (ознакомление под подпись), так и путем направления документа по почте либо с использованием электронных или иных технических средств, позволяющих воспроизвести на материальном носителе в неизменном виде содержание сообщения. Юридически значимые сообщения, связанные с возникновением, изменением или прекращением трудовых отношений, повлекут юридические последствия для получателя сообщения с момента его доставки.
Важно, что электронная форма юридически значимого сообщения будет приравнена к письменной. В статье 15.1 ТК РФ (в редакции проекта № 736455-7) отмечается: везде, где требуется письменная форма, допускается использование электронной. Составить и доставить электронное сообщение можно будет и тогда, когда для ознакомления с ним работник должен присутствовать лично и поставить свою подпись.
Таким образом, цифровой формат работодатели смогут использовать не только при заключении трудового договора, но и при взаимодействии с работником в рамках такого договора. При этом работник сможет отказаться от обмена электронными юридически значимыми сообщениями (если условие об обмене ими содержится в трудовом договоре или локальном нормативном акте) в любой момент после заключения трудового договора. Отказ не повлияет на действительность остальных положений такого договора и не сможет стать основанием для его расторжения по инициативе работодателя.
Электронный кадровый документооборот
Наконец, законодатели планируют провести с 01.01.2020 по 31.12.2020 эксперимент по ведению электронного кадрового документооборота без его дублирования на бумажном носителе. Соответствующий законопроект пока не внесен в Госдуму — он размещен на федеральном портале regulation.gov.ru (ID проекта — 02/04/02-19/00088427).
По сути, данный проект предлагает отработать те же механизмы, что и предыдущий законопроект № 736455-7. Но у эксперимента есть существенные отличия.
Во-первых, участвовать в нем будут лишь отдельные работодатели — их перечень должно утвердить Правительство РФ. Хотя согласие на участие требуется и от работодателей, и от их работников (последние смогут отказаться от участия в эксперименте, письменно уведомив об этом своего работодателя).
Во-вторых, кадровый документооборот станет вестись только в электронном виде — дублировать его на бумаге не предполагается. При этом работодатели должны будут обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков архивного хранения.
Как сказано в ч. 3 ст. 2 законопроекта, работодатели самостоятельно определят виды документов, оформляемых в электронном виде. О том, по каким направлениям можно вести такую работу, дают представление результаты первого эксперимента (проводился в течение полугода на основании Приказа Минтруда РФ от 26.03.2018 № 194).
Например, это может быть:
- оформление приема на работу, заключение трудового договора, подписание приказа о приеме на работу;
- расторжение трудового договора по инициативе работника, согласование заявления об увольнении, подписание приказа об увольнении;
- ознакомление работников с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью;
- извещение работников о составных частях зарплаты;
- учет планового и фактически отработанного времени;
- обмен электронными больничными и расчеты по ним;
- ознакомление с графиком отпусков и уведомлением о времени начала отпуска;
- оформление служебных командировок;
- получение согласия на привлечение к сверхурочной работе и работе в выходные и праздники.
Планируется, что организации будут вести электронные документы в своих информационных системах либо использовать сервис информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России». В первом случае потребуются усиленные квалифицированные электронные подписи работодателя и работника, причем расходы на приобретение электронной подписи работника понесет работодатель. Во втором случае работодателю тоже понадобится усиленная электронная подпись, а вот работнику будет достаточно простой электронной подписи, подтвержденной в ЕСИА. Все это касается заключения или изменения трудовых, ученических договоров, договоров о материальной ответственности. В остальных же случаях электронные документы, требующие подписания со стороны работодателя, должны заверяться его усиленной квалифицированной электронной подписью.
_____________________
Бухгалтерские и юридические услуги от Бизнес-АРИФМЕТИКА по доступным ценам
Бухгалтерский и юридический аутсорсинг для Вашего бизнеса