В случае прекращения трудового договора работодатель оформляет, а сотрудник подписывает соответствующий приказ (распоряжение). При желании работник может получить заверенную копию этого приказа. Для этого нужно обратиться с письменным заявлением к нанимателю (ст. 84.1 ТК РФ).
Работодатель не может отказать сотруднику в выдаче копий документов, связанных с его работой: приказа об увольнении, о приеме на работу, о переводах, о поощрениях и проч. (ст. 62. ТК РФ). Они предоставляются ему бесплатно (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/95/8-6-1).
В последний рабочий день увольняющийся специалист должен забрать из отдела кадров (бухгалтерии) несколько важных документов.
Трудовая книжка. В нее вносится запись об увольнении (с обоснованием). Запись заверяется подписью лица, ответственного за ведение трудовых книжек в организации, и печатью компании. Сотрудник также ставит свою подпись в трудовой книжке (п. 35 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 255 «О трудовых книжках»). Еще его просят оставить автограф в Книге учета трудовых книжек и вкладышей в них: это подтвердит факт получения трудовой книжки на руки, как следствие, избавит работодателя от возможных претензий.
Если сотрудник не сможет забрать документ в день увольнения, то наниматель направит ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Кроме того, сотрудник может подать бывшему нанимателю заявление на выдачу трудовой книжки. И ее вернут в течение трех дней со дня получения «прошения».
Справка по форме 2-НДФЛ. Документ подтвердит суммы полученных у работодателя доходов, а также удержанных налогов (п. 3 ст. 230 ТК РФ).
Справка о сумме заработка за два календарных года, предшествующих году прекращения работы. Она необходима будущим работодателям для расчета выплат по временной нетрудоспособности, беременности и родам, уходу за ребенком.
Бывший наниматель должен выдать сотруднику эту справку без препятствий. Если работник не получит документ в день увольнения, то он может обратиться к работодателю с письменным заявлением. Последний выдаст справку в течение трех дней (ст. 4.1 и 4.3 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ; Приказ Минтруда России от 30.04.2013 № 182н).
"Пенсионные" данные. В день увольнения наниматель должен выдать сотруднику документ, который содержит сведения (суммы начисленных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование и проч.), направленные работодателем в ПФР за период работы сотрудника в компании (ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ)
Также работник может получить ("под роспись") копии его индивидуальных сведений, которые не были представлены компанией в Пенсионный фонд (п. 35 Приказа Минздравсоцразвития России от 14.12.2009 № 987н). Эти сведения работодатель передаст в ПФР в установленные законом сроки.
Медицинская книжка. Добросовестные работодатели проводят медосмотры сотрудников за свой счет (ст. 213, 266 ТК РФ). Пока человек трудится на предприятии его медкнижка хранится в отделе кадров компании. При увольнении (расторжении трудового договора) работник может забрать ее.
Конечно, все вышеуказанные документы должны быть составлены без ошибок и каких-либо исправлений.
_____________________
Бухгалтерские и юридические услуги от Бизнес-АРИФМЕТИКА по доступным ценам